甚麼是虛擬辦公室？5個揀選虛擬辦公室小貼士！

甚麼是虛擬辦公室？

虛擬辦公室（「virtual office」）意指無需留在實體建築物和辦公室內的工作方式，例如透過電話、電子郵件和互聯網與其他人合作和連繫¹。虛擬辦公室服務也包括電話接待服務、郵件轉發、會議室租用和秘書服務等²。使用虛擬辦公室服務可以節省租用實體辦公室和其他行政成本，同時以郵政信箱的方式獲取及使用一個可對外公開的商業郵寄地址，方便日常業務通訊和來往³。

揀選虛擬辦公室小貼士#（一）理想的公司地址⁴

從客戶第一印象、業務通信來往、申請文件，每家公司都需要一個有效的郵寄地址。此外，一些提供企業對企業(「B2B」)服務或商品的公司³。一些公司亦會透過使用虛擬辦公室服務，在海外或不同地區市場設立辦事處，取得特定城市的郵政編碼；或藉此為公司選擇理想的書信來往地址，例如是市中心黃金地段，從而提升公司形象⁴。

您會希望辦公室的地址靠近黃金商業區、熱鬧市集、藝術文創區，還是民生小社區？在揀選虛擬辦公室時，您亦可以因應業務性質，選擇能提供理想公司地址的虛擬辦公室。

揀選虛擬辦公室小貼士#（二）郵件轉發⁴

在初期創業階段，選擇在家工作或是一個節省租金成本的好方法，但您未必會想公開自己的居住地址！考慮到這一點，一些虛擬辦公室會提供郵件轉發服務，首先會將郵件發送到虛擬辦公室地址，然後再轉發至您的個人地址⁴。如果您的業務涉及頻繁的郵件來往，甚或是大型物品的收件或發貨，您或需注意這些服務會否衍生額外收費和收件地點選擇等等。

揀選虛擬辦公室小貼士#（三）電話接聽及秘書服務⁴

當工作時分身乏術，例如在會議期間無法接聽重要電話，或無法同時接聽大量顧客查詢電話，您可能需要秘書的幫忙。您可以留意虛擬辦公室服務能否提供電話接聽及秘書服務，轉接您的電話或接收留言。此外，有了商務專用的虛擬辦公室電話號碼，您亦無須公開你的個人電話號碼，減少受到不必要的干擾⁴。

揀選虛擬辦公室小貼士#（四）會議室及會議安排³

過往不少公司在揀選虛擬辦公室時可能同時需要租用會議室³，但隨後疫情時代的數碼轉型愈來愈普及，不少人已習慣在家工作，更多的公司和客戶會議在網上進行。根據資料顯示，疫情後，一家視像會議系統的每日使用量激增了30倍⁵，會議室需求相對較少。因此，您可以檢視公司的會議模式，從而判斷您是否需要實體會議室。如您需要實體會議室服務，亦可留意這些虛擬辦公室服務商能否提供方便的會議室租用服務和會議室可預約數量等等³。

揀選虛擬辦公室小貼士#（五） 選擇可靠的服務商

正如上述各點提及，一家公司的地址對於公司形象和日常運作都有不少影響。選擇一家可靠、有信譽和穩定的虛擬辦公室服務商，可以讓您免卻不少煩惱。在處理重要書信及文件來往時，一個有效而且安全的郵政地址可以令你更安心和專注地處理日常要務。以開立公司銀行戶口為例，公司需要提供有效公司地址來提交有關申請⁶，方便日後接收到由銀行寄出的重要信件。

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#上述資訊僅供參考。如需詳細資訊，請參閱資料來源，並按需要諮詢合適的專業建議。

文章發佈日期：2023年10月16日

1資料來源：Cambridge dictionary - Meaning of virtual office in English 

2資料來源：Gov.UK - What is a "Virtual Office" package? 

3資料來源：Forbes - Traditional Workspace Or Virtual Office? Three Tips For Founders To Consider

4資料來源：UK Institute of Directors - What is a virtual office, and how can it help my business? 

5資料來源：立法會 - 後疫情時代的數碼轉型 

6資料來源：星展中小企銀行 - 網上企業開戶文件上載指南P.10