成為時間管理大師 企業效率大提升

出色的時間管理能力,絕對是職場上的軟實力,無論是老闆、主管或員工,公司越多人掌握這種能力,對全面提升公司效率大有幫助。甚至於個人層面,有助實行Work-Life Balance,工餘後有時間找尋自己的興趣。 例如Tesla創辦人馬斯克在繁忙過後,仍能安排時間陪伴家人,更兼顧自己的興趣,玩電子遊戲和閱讀。微軟創辦人蓋茲,現時專注於慈善事業上,但仍安排時間閱讀,每年閱讀超過50本書。兩位首富級成功人士都是用時間箱 (Timeboxing) 來管理時間的﹗

20220824

時間箱管理大法 不斷完成小目標

時間箱管理,是以清單式列出當日需要完成的任務,並劃分時間區段來完成,令任務更加具體化。而且可將任務拆細,猶如小目標能有助更易達成,同時方便檢視預算。

 

不少人習慣以半小時或一小時作為單位,但馬斯克和比爾蓋茨則以5分鐘為單位。重點不在於時間的多寡,反而是在自己設定的時限內完成任務。因為人往往在沒有時限下就不自覺地拖延工作,這方法能建立自律性。

 

蕃茄鐘工作法 專注工作提升效率

蕃茄鐘工作法是由 Francesco Cirillo 所創的時間管理方法,重點是25分鐘內,專注當前的事項,然後用5分鐘專心休息,接著再以25分鐘為單位,專注下一件事。

蕃茄鐘工作法的命名是因為他當時正準備大學考試,在廚房拿了一個蕃茄形的料理計時器來計時,他以計時和to-do list的方法來推動自己完成閱讀每個章節,做法與時間箱管理相近,強調的是專注。

 

管理者和創造者 時間管理大不同

矽谷創業加速器Y Combinator共同創辦人Paul Graham將工作者分為管理者和創造者兩個身份,兩者有着不同的時間管理方法。前者行程多而密,應將事項細分,短時間規劃行程;後者則因要維持專注,需較長時間不被打擾,因此應以半天或一整天作為工作單位,才能專心完成任務。

 

實際情況下,中小企老闆可能同時擁有這兩種身份,需在兩個方法之間尋求彈性。Paul Graham曾分享他在創業初期將一天分為三部份,第一時段是由晚餐到凌晨3時,會在家專心研究專案;第二時段是由凌晨3時休息到11時;第三時段是上午11時到晚餐前,會到公司上班。當然,不可能每個人都像他一樣工作至凌晨3時,但大家同樣可將一天分成三分,把零碎的工作精中在第一部分,需專注思考和生產創意的放在另一部分,最後是休息,再認真實行起來,設一個時限進行檢視,看看工作效率是否有所提升,然後在公司全面實行。

 

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