公司秘書自己做得唔得？一文看清公司秘書職責、要求及注意事項！

誰可以做公司秘書？

出任公司秘書的人選需常居於香港¹，如果選擇使用外聘秘書公司服務，則該秘書公司需以香港為註冊辦事處或營業地點¹。

老闆或董事會成員可否自己擔任公司秘書？有些公司在業務起步階段，為配合迅速發展步伐及有效使用人力資源，老闆或董事會成員可能會選擇同時擔任公司秘書一職，但前提是公司內須有多於一名董事，因為如公司只有一名董事，該名董事不得兼任該公司的公司秘書¹。

公司秘書職責是甚麼？

簡單來說，公司秘書是公司各部門之間的橋樑，最主要任務是從中做好協調工作，確保董事會成員之間資訊交流良好及遵循董事會政策及程序²。公司秘書負責透過主席及╱或行政總裁向董事會提供管治事宜方面意見²。舉例來說，公司秘書日常職務包括協助主席設定議程、準備文件、向董事會及其委員會提交文件、就董事會決策程序向董事會提供意見、以及確保董事會遵從有關程序，確保董事會及其委員會運作暢順³。

聘請公司秘書注意事項
作為一家中小企，如果您的公司面臨以下的處境，可能是時候考慮改變公司秘書的運作模式。
舉例來說，您是否因定期更新法定要求文件及各類型申請事項而忙不過來？您並沒有時間關注變政策變動？曾試過繳交予政府或銀行的文件有錯漏？

除了上述提及的日常職務，公司秘書的業涵蓋公司法、會計和財務、治理、戰略、稅務和實務⁴。參考香港特許秘書公會的業界指南，公司秘書亦宜具備能力處理以下不同範疇的工作³：

•    密切關注所有可能影響公司營運的法例、法規和公司治理事宜
•    關注可持續發展這課題，以及環境、社會及管治報告方面的進展
•    主導董事會內部人際問題的管理工作
•    擁有稅務和企業財務等管理實務方面的經驗和知識
•    遵守所有法定存檔規定和有關披露的規例

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文章發佈日期: 2023年8月24日

1資料來源：公司註冊處 - 常見問題 #7
2資料來源：香港特許秘書公會 - 不可或缺的公司秘書 P.18
3資料來源：香港特許秘書公會 - 不可或缺的公司秘書 P.19
４資料來源：香港公司治理公會 - 常見問題 - 什麼是特許秘書/特許治理專業人員？